Am vorbit, în numărul trecut al revistei, despre asociaţia EPTDA, asociaţia distribuitorilor de produse de transmisie de putere din EMEA (Europa, Orientul Mijlociu, Africa) şi despre eforturile acesteia de a se extinde în Estul Europei. În acest număr voi vorbi despre ce înseamnă o asociaţie industrială.
Probabil că doar puţini ştiu ce este, de fapt, o asociaţie industrială. Asociaţiile sunt grupuri de oameni care îşi intensifică puterea unindu-se. Asociaţiile industriale nu fac excepţie. Diferiţi membri ai unei industrii (chiar dacă sunt parteneri, furnizori, clienţi sau chiar competitori) au numeroase scopuri comune, pentru care pot lucra împreună.
Prin reunirea eforturilor pentru aceeaşi cauză, li se oferă nu doar o putere mai mare pentru atingerea scopului, dar îi şi ajută să înjumătăţească necesarul de resurse financiare, umane şi de timp.
Prin definiţie, asociaţiile există pentru dezvoltarea reciprocă şi promovarea membrilor lor (vă spuneam, de exemplu, în numărul trecut, că eforturile EPTDA de extindere spre Est se datorează faptului că dorim ca membrii acesteia să poată să găsească, pe aceste noi pieţe, parteneri viabili şi de încredere).
Beneficiile creării unei asociaţii industriale
Dacă o asociaţie nu aduce niciun beneficiu membrilor înseamnă că asociaţia nu îşi atinge scopul pentru care a fost creată. Beneficii care rezultă în mod normal prin asocierea membrilor:
- schimb de bune practici
- realizarea de programe cu scop educaţional
- închegarea unui dialog eficient şi pe termen lung între diferiţi actori în aceeaşi industrie
- crearea de noi contacte şi de parteneriate între membri
- crearea de rapoarte comprehensive despre industria în cauză
- stabilirea unor relaţii la nivel macro cu alte asociaţii din industrii similare sau de peste hotare.
Lista aceasta este, bineînţeles, generală şi deloc exhaustivă. Fiecare asociaţie în parte trebuie să îşi stabilească motivele pentru care este creată şi beneficiile care vor urma creării ei. Pentru EPTDA, de exemplu, schimbul de idei dintre diferiţii distribuitori, din toate colţurile Europei, dar şi posibilitatea stabilirii unor noi legături comerciale cu membrii producători (prin întâlniri la nivel înalt) au fost două dintre motivele primordiale pentru care asociaţia a fost fondată în Europa (după modelul PTDA, din SUA).
Cum înfiinţăm o asociaţie industrială
În următoarele paragrafe voi încerca să vă prezint, pas cu pas (nu în foarte multe detalii), cele mai importante etape în constituirea unei asociaţii, paşi pe care EPTDA i-a făcut cu mai mult de 10 ani în urmă. Înfiinţarea unei asociaţii sau a unui club este la fel ca înfiinţarea propriei afaceri. Este nevoie de multă muncă şi de o planificare atentă. O asociaţie ia naştere atunci când oamenii îşi dau seama că pot realiza mult mai mult în mod colectiv decât singuri.
La înfiinţarea unei asociaţii, primul pas este de a identifica un nucleu de lideri care vor servi drept comitetul de organizare. Aceştia trebuie aleşi cu grijă, deoa rece vor deveni, cel mai probabil, membrii în consiliul de administraţie al asociaţiei. Doar un număr de lideri cu adevărat interesaţi de o asociere pot fi motorul acestei organizaţii. Membrii fondatori ai EPTDA, de exemplu, sunt încă o parte importantă şi integrantă a asociaţiei. Următorul pas este stabilirea misiunii şi a obiectivelor asociaţiei. Urmează, apoi, deciziile cu privire la finanţe, programe şi activităţi, management. Elaborarea unei declaraţii privind misiunea asociaţiei ar trebui să fie condusă de întrebarea: ,,Ce nevoi consideră potenţialii membri ai asociaţiei că nu sunt satisfăcute în prezent şi ar putea fi rezolvate de această nouă construcţie?” Ajungem, apoi, la o întrebare de bază: Cum vom finanţa noua organizaţie? Cel mai la îndemână mod de a finanţa o organizaţie este prin cotizaţia anuală plătită de membrii săi. Există două tipuri de cotizaţii: de bază (iniţială, la înscriere/înfiinţare) şi periodică. Structura cotizaţiilor trebuie să îndeplinească cerinţele de creştere ale organizaţiei, de a genera venituri adecvate, să fie echitabilă, precum şi să ajute la o raportare cu acurateţe. Ar trebui să fie, de asemenea, uşor de administrat.
Metode de management al unei asociaţii
Am ales liderii, s-au stabilit misiunea şi structura asociaţiei, iar acum trebuie să facem o nouă alegere: o metodă de management. În general, aveţi patru opţiuni, fiecare cu propriile avantaje şi dezavantaje. Cele patru opţiuni sunt:
- Voluntari;
- Voluntari alături de un staff (personal) administrativ;
- O companie de association management;
- O asociaţie cu staff (personal) propriu.
Prima variantă este cea mai puţin costisitoare. Această opţiune, însă, este cea mai puţin de dorit, dacă există posibilitatea alegerii unei alte opţiuni. De multe ori, voluntarii nu pot acorda timpul necesar administrării asociaţiei, în ciuda celor mai bune intenţii. În plus, există puţină continuitate: din păcate, voluntarii vin şi pleacă.
O opţiune mai bună de gestionare este de a avea voluntari, care lucrează cu un personal administrativ. De obicei, acest lucru înseamnă un administrator plătit, care este plătit pentru o muncă part- sau full-time. Frecvent, un membru pensionat, care are legături cu industria sau cu profesia în care organizaţia activează, este recrutat pentru a ocupa această poziţie. Administratorul trebuie, însă, să se bazeze, destul de mult, pe voluntari, acest lucru încetinindu-i, deseori, munca.
A treia opţiune pentru o asociaţie nouă este să delege managementul asociaţiei unei companii de association management. Aceste companii se ocupă de toate operaţiunile zilnice ale asociaţiei şi uşurează sarcinile consiliului de administraţie eficientizând, totodată, toate demersurile, datorită expertizei lor în acest domeniu. Este, deci, în principiu, cea mai bună soluţie pentru o asociaţie nou înfiinţată care îşi permite un buget mic pentru această delegare şi care vrea să se asigure că asociaţia se dezvoltă cum trebuie.
A patra opţiune este cea mai dezirabilă, dar şi cea mai puţin realizabilă deoarece resursele financiare şi umane necesare pentru o asociaţie cu staff propriu sunt, de multe ori, greu de găsit - mai ales la început.
Importanţa statutului
Atenţie! În momentul creării unei asociaţii, statutul legal al asociaţiei este foarte important. De asemenea, este importantă stabilirea unor reguli stricte de funcţionare internă pentru ca asociaţia să întreprindă doar activităţi conforme cu legile ţării în care îşi desfăşoară activitatea.
Trebuie consultat un avocat încă din primul moment al constituirii asociaţiei, iar un avocat trebuie păstrat în calitate de consultant pe toată perioada existenţei ei.
Asociaţia Europeană a Distribuitorilor de produse de transmisie a puterii (EPTDA) are sediul central la Bruxelles. EPTDA este cea mai importantă asociaţie pentru canalele de distribuţie industriale din Europa, Orientul Mijlociu şi Africa, stabilind cele mai înalte standarde comerciale, de mediu, sociale şi etice. EPTDA are ca membri mai mult de 240 de companii de top din 30 de ţări din întreaga lume, care reprezintă peste 26 de miliarde de euro ca volum anual de vânzări şi 250.000 de angajaţi. (www.eptda.org)
Andreea Per este Coordonator de comunicare EPTDA
