Cu siguranţă, primele zile ale unui nou angajat sunt cele mai solicitante din punct de vedere al acumulării informaţiilor, din punct de vedere al integrării într-un mediu organizaţional nou, în a se alinia la valorile companiei şi în a subscrie obiectivelor rolului. Aici, categoric responsabilii pentru integrare şi inducţie sunt deopotrivă departamentul de resurse umane, dar şi liderul echipei din care va face parte noul angajat.
Ce este onboarding, cât de important este, cum contorizăm în cifre necesitatea lui?
În urma exit interviurilor, 49% dintre cei plecaţi în prima lună de la angajare alocă şi ca principal motiv în luarea deciziei de a părăsi compania pentru un alt angajator în primul rând lipsa integrării, induction- ului, lipsa prezentării rolului, lipsa de timp pentru a fi prezentat echipei şi pentru a cunoaşte echipa. Toate acestea sunt foarte evidente în cazul unui proces clar şi bine stabilit de onboarding.
Dar ce este şi ce cuprinde acest proces?
Ca definiţie, prin onboarding înţelegem acel proces prin care noul angajat acumulează informaţiile, skills-urile şi comportamentele necesare pentru a face performanţă pe un anumit rol din companie.
Ca proces, onboardingul presupune:
- Cunoaşterea companiei şi a departamentului: valorile, viziunea, misiunea, istoria, stuctura, cultura organizaţională, obiectivele companiei şi ale departamentului din care face parte noul angajat
- Cunoaşterea rolului şi a cerinţelor postului (cele formale îi sunt cunoscute în urma procesului de recrutare, dar mai ales cele informale); KPI / indicatori de performanţă, programul de evaluare a performanţelor; obiectivele. Fără clarificarea acestor aspecte ne putem aştepta oricând la neperformanţă sau chiar la neproductivitate (angajatul nu are o claritate a rolului, a sarcinilor şi a proceselor prin care trebuie să îşi îndeplinească task-urile)
- Cunoaşterea politicilor şi a procedurilor (mai ales cele legale obligatorii!!): regulamente de ordine interioară, health & safety, acordarea diferitelor tipuri de concedii, plata orelor suplimentare, sistemul de beneficii
- Cunoaşterea diferitelor aspecte administrative: program de lucru, programul pauzelor, dacă există flexibilitate, utilizarea anumitor echipamente, rezervarea sălilor de meeting, utilizarea spaţiilor open-space sau co-working, dress-code (dacă există), utilizarea anumitor resurse/consumabile.
Alături de aceste informaţii, de cele mai multe ori există şi un set de obiecte de welcoming în companie (cană, tricou, cartelă de acces, cheie de la dulap / roll box, ecuson – toate aceste personalizabile uşurează apartenenţa la brandul companiei), însoţit si de un „manual al noului angajat”! Această broşură conţine informaţii despre viziunea şi cultura companiei, istoric internaţional (în cazul multinaţionalelor), despre produsele şi serviciile livrate, informaţii despre codurile de compliance şi regulamentele de ordine interioară, numere de telefon (cum se procedează în cazul unui concediu medical, de ce flux de informaţii este nevoie pentru o cerere de învoire sau pentru work from home), politica de recomandare pentru locurile vacante din companie.
Unde duce lipsa acestui proces?
Mai ales generaţiile tinere sunt hipersensibile şi lipsa unui parcurs de integrare duce uşor spre demotivare şi foarte repede spre plecarea din companie, ceea ce duce la un turnover mare şi, mergând mai departe, pune chiar în pericol livrarea de servicii sau produse către clienţii companiei.
Şi iată cum un proces, care poate fi structurat simplu şi care aduce win-win, poate ajuta mult strategiile de retenţie, strategii atât de căutate în această dinamică a pieţei. Responsabilii de creionarea şi de standardizarea acestui proces sunt departamentele de resurse umane, iar responsabili cu implementarea sunt, deopotrivă, specialistul HR care a însoţit candidatul în etapele de recrutare, în faza de ofertare, apoi în etapele administrative (semnare contract de muncă şi toate actele necesare) şi apoi o uşoară integrare, dar şi şeful echipei din care va face parte noul angajat. Acesta are un rol important, alături de întreaga echipă şi chiar de toţi angajaţii companiei, care pot fi ambasadori, pentru ca noii veniţi să aibă o integrare mai uşoară.
