In primele două articole publicate am încercat să prezint cât mai succint ceea ce ar trebui ştiut, din punctul meu de vedere, pentru o bună, dar mai ales, eficientă participare la târguri şi expoziţii. Materialul s-a vrut a fi un punct de sprijin pentru departamentele sau persoanele ce se ocupă de organizarea participării la târguri şi expoziţii, iar feedback-ul primit mă îndreptăţeşte să cred că am reuşit în bună parte acest lucru. În acest articol doresc să vă prezint mai detaliat activitatea de follow-up şi cea de evaluare a participării la târg. Înainte de asta însă, doresc să trec încă o dată în revistă cele mai importante aspecte şi momente ale participării împreună cu alte câteva sfaturi, sper eu, utile. Cu voia dumneavoastră, am să insist un pic mai mult pe aspectele ce NU se regăsesc în practica expozanţilor români, în speranţa că vor putea schimba ceva la participările viitoare.
Participarea la târguri şi expoziţii, în special la cele internaţionale, presupune un efort material important, de aceea, cred că ar trebui beneficiat cât mai mult de această prezenţă. Un prim lucru asupra căruia insist, este înscrierea la timp, cu cel puţin 6-9 luni înainte de începerea târgului. Acest lucru garantează nu numai primirea spaţiului dorit, dar asigură şi timpul necesar pentru o bună planificare a resurselor. De asemenea, prezenţa în catalogul online sau printat (dacă mai există, deoarece mulţi organizatori au renunţat la această variantă, considerând că este mult prea voluminoasă) este sine qua non.
Este mai puţin important dacă standul este amplasat în mijlocul pavilionului sau la intrările principale atunci când discutăm de târguri B2B, dar este foarte important ca firma expozantă să fie prezentă în catalogul expoziţiei. Vizitatorii specialişti îşi pregătesc minuţios vizita la târg. Niciunul nu va ezita să vă caute, indiferent în ce parte a pavilionului sunteţi amplasaţi, dacă v-a identificat în catalog şi vă consideră un potenţial partener. Standul de prezentare este important, vă recomand mai puţine afişe şi postere şi mai multe exponate iar, acolo unde este cazul, chiar şi instalaţii funcţionale - care sporesc atenţia şi interesul vizitatorilor. Atitudinea pro-activă a personalului prezent la stand poate să facă diferenţa între un partener câştigat şi unul pierdut. De asemenea, activitatea de pregătire de dinaintea târgului, promovarea participării şi invitarea potenţialilor parteneri la standul dumneavoastră joacă un rol important. Studiile arată ca peste 25% dintre vizitatorii unui târg B2B, au luat decizia participării în urma primirii unei invitaţii din partea expozanţilor.
Odată cu încheierea evenimentului, mulţi expozanţi se relaxează, uitând că, de fapt, acum este un alt moment de acţiune susţinută. Este momentul în care se transmit scrisori de mulţumire pentru participare partenerilor de discuţii şi (în cel mai scurt timp posibil) informaţiile, materialele, cotaţiile promise în timpul discuţiilor la stand. Eventual, dacă este cazul, se stabilesc noi întâlniri de discuţii, demonstraţii, etc. Partenerilor ce nu au fost prezenţi la târg li se vor trimite materiale informative. Nici presa nu trebuie uitată – se vor transmite scrisori de mulţumire participanţilor prezenţi la stand şi mapa de presă celor care nu au fost acolo. Trebuie să aveţi în vedere că deşi aţi parcurs aceşti paşi, este foarte posibil ca rezultatele concrete să apară abia după câteva luni. Vă recomand să reveniţi constant în atenţia partenerilor dumneavoastră prin trimiterea de e-mailuri sau la telefon.
Evaluarea participării la târg este un alt capitol important. În primul rând, în urma participării, se pot trage concluziile referitoare la branşa în care activaţi, la competiţie şi la modul de prezentare a acesteia, la costuri etc. Puteţi afla cele mai noi produse şi tehnologii apărute, dar şi tendinţele de dezvoltare.
Tot în urma participării la târg a crescut gradul de cunoaştere al companiei dumneavoastră, v-aţi reîntâlnit partenerii de afaceri şi aţi câştigat unii noi, aţi fost aproape de clasa politică sau aţi întâlnit membri marcanţi ai domeniului de activitate. În legătură cu participarea propriu-zisă la târg, se vor analiza: amplasamentul, mărimea şi amenajarea standului, numărul şi pregătirea personalului prezent în stand. Se vor trece, de asemenea, în revistă costurile finale, iar rezultatele şi eventualele modificări vor fi luate în considerare la participarea viitoare. Costurile finale ale participării sunt importante şi pentru a vedea dacă rezultatele participării ar fi putut fi atinse şi prin alte metode de marketing.
Un alt aspect important este evaluarea calitativă şi cantitativă a vizitatorilor la stand: apartenenţa la grupul ţintă definit înainte de plecarea la târg, poziţia din punct de vedere decizional în cadrul companiei ce o reprezintă, compararea numărului actual de vizitatori cu cel al ediţiei anterioare. Va fi analizată şi campania de promovare în cadrul târgului şi eficienţa acesteia, împreună cu prezenţa în presa locală şi/sau internaţională.
În final, doresc să vă reamintesc şi cutuma conform căreia, participarea la târg îşi arată cu adevărat efectul după a treia participare consecutivă.
Pentru alte informaţii, vă aştept cu drag pe blogul meu: http://constantinluminitacristina.wordpress.com
Luminița Constantin este Reprezentanta Deutsche Messe și Messe Berlin în România
