Referitor la informatizarea activităţilor administrative ale întreprinderilor, se poate spune că suntem acum în cea de-a treia eră a „digitalizării”. Dacă în ultimii ani ai secolului trecut avea loc o schimbare de paradigmă categorică, respectiv reunirea într-o soluţie integrată a aplicaţiilor informatice care anterior trataseră independent funcţiile financiar-contabile ale organizaţiilor (GestStoc, Clienţi, Furnizori, Facturi, Cassa, Salarii, MiFix, Balanţa), iar soluţia avea să se numească generic ERP (Enterprise Resource Planning), în anii 2000 începea o etapă de rafinare a ERP-ului (vechile aplicaţii câştigând – odată cu rebotezarea abreviată, gen CRM sau HRM – şi valenţe extra-financiare) şi de adăugare de noi funcţiuni (urmărirea fluxurilor; managementul proiectelor; distribuţie; gestionarea producţiei; data-mining). Acum suntem în cea de-a treia etapă, corespunzând atât interfaţării intense cu dispozitivele mobile (tabletă, smartphone, netbook) cât şi interconectării extensive la resursele internet/web (cloud-computing, SaaS, IaaS), totul asezonat cu promisiunile AI (Artificial Intelligence) şi chiar cu IoT (internet-of-things). Astfel că soluţia abas ERP ni se prezintă deopotrivă matură şi modernă.
De la interconectare la intercorelare
Pe lângă câştigul substanţial în eficienţa administrării pe care digitalizarea l-a adus cam de la începuturi, integrarea aplicaţiilor informatice venea apoi cu un potenţial ameţitor privind intercorelarea diverselor aspecte ale activităţii întreprinderii. Aşa se face că astăzi sistemele ERP moderne pot combina toate datele/informaţiile comerciale, logistice şi de producţie, interfaţând fluent cu sisteme informatice terţe, cu platforme software şi cu servicii internet. În această privinţă, soluţia abas se dovedeşte capabilă să gestioneze datele în mod flexibil şi robust (inclusiv cu facilităţi de optimizare a fluxurilor de lucru), dar prezintă şi suficientă siguranţă pentru exploatarea în mediul pretenţios al întreprinderii. Destinat producătorilor, software-ul abas are potenţialul de a asista toate tipurile de procese economice. Şi vom reveni asupra specializărilor posibile.
Suita software abas ERP: peste 35 de ani de experienţă în dezvoltarea/furnizarea de soluţii ERP, cumulând aproximativ 4000 de clienţi la nivel global (cu peste 120000 de utilizatori), o reţea mondială de 26 sucursale în 28 de țări, 1100 experți. Fondată în 1980, compania Abas Software AG are sediul central în Karlsruhe, Germania, şi o reţea mondială de sucursale şi parteneri. În România este reprezentată de firma Sistec, cu sediul central în Bucureşti şi cu un sediu regional la Cluj-Napoca.
Multi-dimensionalitatea întreprinderii
Tot ceea ce intră în entitatea organizaţională se înregistrează informatic: bani, documente, materie primă, utilităţi, eforturi umane etc. De asemenea, se „digitalizează” toate ieşirile: bani, documente, produse finite, servicii etc. Aceste intrări şi ieşiri alcătuiesc fluxuri informaţionale care străbat întreprinderea pe diverse „direcţii”, iar software-ul ERP este cel care înregistrează aceste date şi le prelucrează de-a lungul fluxurilor respective, şi tot el asistă oamenii să realizeze conexiuni între componentele organizaţionale, compunând activitatea întreprinderii. Altfel spus, ERP-ul ne ajută să înţelegem, să corelăm diversele aspecte ale activităţii şi să controlăm aceste fluxuri de date.
Specializat pentru diferite profile industriale:
- adaptat cerințelor specifice fiecarei industrii
- expertiză globală pe diferite ramuri industriale
Seria de industrii cărora se adreseaza:
- auto si furnizorii de sisteme auto
- prelucrare a metalului
- industria construcţiilor de maşini
- inginerie tehnologică şi industrială
- electronică şi electrotehnică
- materiale plastice
- distribuţie comercială şi logistică
- inginerie medicală
- servicii profesionale
abas Romania are peste 70 de clienți, din care 20 în zona de automotive, la care se adaugă 4 universități.
Ca un exemplu privind multi-dimensionalitatea calupului de date al întreprinderii, vă propun să ne imaginăm o intervenţie de mentenanţă declanşată de apariţia unui defect la un utilaj, agregat sau echipament din întreprindere:
- defectul este semnalat de un operator uman sau este semnalizat automat de senzori (valenţă IoT), ceea ce determină înregistrarea în ERP a unei solicitări de intervenţie (vedeţi conceptul CMMS şi/sau articolele T&T despre CMMS);
- diagnosticarea defectului (printr-o intervenţie de specialitate ce presupune: resurse umane, consum de energie, echipamente de măsură/control, identificarea competenţei umane, specificarea calificării/certificării pentru personalul necesar etc) şi înregistrarea demersului/comenzii pentru restabilire (inclusiv alegerea/definirea procedurii de restabilire);
- procurarea (scoaterea din magazie sau chiar achiziţionarea) de articole necesare pentru depanare/înlocuire (piese, echipamente, materiale consumabile), ceea ce înseamnă noi înregistrări în baza de date (ieşiri din stocuri; eventuale contracte de achiziţie, actualizări ale furnizorilor, intrări în stocuri, facturi, ordine de plată, calculare amortizări pentru mijloace fixe sau obiecte de inventar noi etc.)
- efectuarea reparaţiei/înlocuirii şi punerea în funcţiune a instalaţiei/echipamentului (cu înregistrarea în CMMS a stării, a duratei intervenţiei, a răspunderii, a garanţiei etc).
Şi gândiţi-vă că acesta a fost doar scenariul unei activităţi secundare şi sporadice! Astfel că pentru o activitate de bază precum producţia industrială putem avea circuite mult mai complexe şi mai interesante: pornind de la proiectarea reperului; planificarea de resurse financiare, umane, temporale; adaptarea mijloacelor de producţie; procurarea materiei prime (pre-/semi-fabricate), asigurarea de materiale consumabile, de energie și utilităţi; derularea şi controlarea proceselor de fabricaţie; controlul calităţii; gestionarea resurselor umane (competenţe, organizarea activităţii, pontare/salarizare); logistică (depozitare/transport); desfacere/comercializare (furnizare, marketing) ş.a.m.d. Şi reţinem că fiecare dintre aceste procese, modelate în ERP, înseamnă de fapt o miriadă de date introduse şi prelucrate pe diverse direcţii ale „cubului" multi-dimensional.
Acum – detaşându-ne un pic, mai ales pe altitudine temporală – ne putem imagina, din perspectiva DSS şi data-mining, ce putem face cu mulţimea de date de întreprindere acumulate pe perioade mari de timp (luni, ani). De exemplu, analizând datele înregistrate cu intervenţiile de mentenanţă putem decide să înlocuim anumite (modele/tipuri de) echipamente/utilaje dacă acestea au dovedit sistematic carenţe de fiabilitate. Mai mult, eventuale analize sintetice pot fi făcute şi în privinţa externalizării mentenanţei, sau în privinţa trecerii de la mentenanţa reactivă la cea proactivă. Dar poate că multi-dimensionalitatea calupului de date al întreprinderii ne este mai evidentă dacă reliefăm câteva coordonate pe care se desfăşoară în ERP aceste fluxuri de circulaţie/procesare a datelor:
- contabilitatea primară (înregistrează tranzacţiile economice în/din diverse documente/formate specifice: chitanţe de casierie, facturi, ordine de plată, dispoziţii de plată/încasare, note de recepţie, registre, pontaje, state de plată etc);
- contabilitatea de gestiune (administrează gestiunea internă a organizaţiei, urmăreşte cheltuielile/costurile şi monitorizează rezultatele economico-financiare pe activităţi, funcţii, produse, lucrări, servicii etc);
- contabilitatea financiară (converteşte datele tranzacţiilor, colectate de contabilitatea primară, în informaţie contabilă sintetică şi le agregă în rapoarte financiare destinate cu predilecţie unor entităţi exterioare întreprinderii: stat, acţionari etc.);
- fluxul activităţii principale a întreprinderii (comerţ, servicii, fabricaţie, producţie utilităţi, transport/distribuţie);
- circulaţia documentelor esenţiale pentru activitatea organizaţiei;
- resurse umane (organizare, pontare, salarizare, angajare, competenţe, instruire, calificare, reconversie);
- parteneri (colaboratori, sub-contractori, furnizori, clienţi);
- managementul calităţii (standardizare, asigurare/conformare, monitorizare, auditare);
- managementul proiectelor de investiţii (planificare, administrare, derulare, monitorizare, evaluare); ş.a.
Sistemul ERP gestionează astfel de dimensiuni şi asistă utilizatorii să urmărească asemenea coordonate, generând informaţii statistice şi rapoarte sintetice (deci iarăşi valenţe DSS).
Atuurile soluţiei abas ERP:
- robusteţea şi flexibilitatea soluţiei software;
- suportul tehnic oferit beneficiarilor pentru adaptarea soluţiei la cerinţe particulare şi la schimbările de bussines;
- tehnologie ERP foarte uşor de configurat şi de aplicat la diversele operaţii economice (asumând inclusiv automatizarea multor procese de business);
- operare ERP atât prin aplicaţii desktop, cât şi prin browsere de internet sau chiar prin aplicaţii mobile (smarphone/tabletă) – deci o soluţie hibridă client-server local şi cloud-computing;
- adaptabilitate la geo-localizări diverse şi la deplasări globale ale business-ului;
- implementare rapidă şi eficientă, cu costuri transparente şi cu o recuperare rapidă a investiţiei;
- costuri de operare reduse şi controlabile/predictibile;
- interfaţă de operare foarte adaptată profilului şi nevoilor utilizatorului (contextualizare avansată).
Specializări ERP pentru profile de întreprindere
Desigur că – dincolo de acea contabilitate de gestiune pe care toate organizaţiile ce desfăşoară activităţi economice trebuie să o deruleze pentru a se conforma normelor şi legislaţiei – există şi particularităţi date de specificul activităţii. Da, gestionarea unei farmacii este foarte diferită de cea a unei întreprinderi de producţie industrială, iar o firmă de logistică (transport/curierat) diferă de o reţea de distribuţie/comercializare, deşi au multe lucruri în comun. Aşa se face că aplicaţia informatică de suport trebuie să asigure, pe lângă aspectele comune specifice majorităţii agenţilor economici, şi aspecte foarte distinctive. Din perspectiva specializării ERP la profilul clienţilor, în ultimele decenii pe piaţă au apărut două abordări, fiecare cu avantajele/dezavantajele deja intuite:
- ERP-uri proiectate integral pentru un profil de activitate;
- ERP-uri capabile să adauge specializări la nucleul comun de gesiune economică.
Pentru a asigura performanţă, robusteţe şi scalabilitate, creatorii lui abas ERP au ales cea de-a doua abordare: există o familie de facilităţi de bază, comune cvasi-totalităţii operatorilor economici, plus o serie de module specializate, fie destinate unor beneficiari particulari (precum cei care activează în domeniul automobilelor), fie din cele asigurând funcţiuni mai deosebite (precum managementul documentelor, gestionarea proiectelor, planificare avansată, soluţii mobile de interfaţare, eficientizarea proceselor de management, etc), conform figurii alăturate. Desigur, adaptarea rapidă şi clară a aplicaţiei ERP pe profilul utilizatorului presupune ca furnizorul soluţiei ERP să aibă competenţe deosebite de integrator de sistem, respectiv o bună înţelegere a proceselor de întreprindere şi a practicilor şi perspectivelor privind digitalizarea proceselor economice.
Iată, spre exemplificare, câteva aspecte pe care le asigură soluţia „Automotive” din cadrul ERP-ului abas. (Am ales această specializare deoarece mulţi cititori ai revistei T&T sunt familiarizaţi cu domeniul industriei automobilelor.) În primul rând, vom folosi software-ul la gestionarea furnizorilor de componente auto (respectiv la selectarea acelor furnizori care pot oferi nivelul impus de calitate a produselor, şi deci la întreţinerea unei reţele viabile de furnizori). Apoi, cel mai important şi mai substanţial, sistemul ERP ne asistă la modelarea şi la coordonarea proceselor interne logistice şi de producţie, atât pentru controlarea fluxului principal de activitate cât şi pentru conformarea cu standardele de calitate şi de siguranţă specifice industriei automobilelor. De aici vor deriva şi celelalte facilităţi ale aplicaţiei informatice: gestionarea şi monitorizarea stocurilor (inclusiv cu suport pentru automatizare folosind etichetele cu coduri de bare); urmărirea producţiei (trasabilitatea bunurilor/activelor şi a valorilor); planificarea/managementul livrărilor de produse; urmărirea completă şi detaliată a tuturor costurilor; ş.a.m.d. Şi adăugăm la final, cu valenţe privind articolele anterioare din revista T&T, capabilitatea de interfaţare cu aplicaţiile informatice de sorginte pur inginerească: PLM, PDM, CMMS, MPM, PPM/PPC.
STUDIU DE CAZ: QAPIROM PLAST SRL, Bihor
-
Profil: producţie piese şi repere din mase plastice
-
ERP folosit anterior: Qapirom avea un ERP (Cegid) dar acesta nu era complet implementat şi nici nu era localizat pentru România.
-
Decizia de alegere a abas ERP:
Qapirom a studiat mai multe soluţii ERP (Navision, SAP și Senior ERP), dar până la urmă abas ERP a rămas în selecţia finală din perspectiva costului şi datorită profilării sale pentru derservirea zonei de manufacturing. abas ERP a fost ales şi pentru ergonomia sistemului, pentru echipa de dezvoltare competentă şi deschisă, şi pentru faptul că a fost deja implementat cu succes la firme de mase plastice din industria automotive.
- Particularităţi tehnice (implementare; exploatare; scalabiltate)
ERP-ul abas necesită un timp de implementare mult mai redus decât alte soluţii ERP (3-5 luni). Semnificative sunt şi caracteristicile de flexibilitate şi de adaptabilitate, precum şi potenţialul de scalabilitate. De asemenea, pe lângă raportul calitate-preţ foarte bun, abas ERP este deja pregătit pentru conformare cu paradigma Industria 4.0.
- Cerinţe speciale şi condiţii particulare de implementare
Principala provocare a constat în planning-ul de producţie şi în maparea producţiei în ERP. Pentru că fiecare firmă este diferită, şi chiar dacă se implementează un sistem standard, totuşi procesele de producţie sunt diferite.
- Ce s-a schimbat după implementarea soluţiei abas ERP?
Toate procesele întreprinderii s-au îmbunătăţit. Pe termen scurt: acurateţea stocurilor și livrări mai performante. Pe termen mediu: planificarea şi performanţa producţiei; reducerea stocurilor. Pe termen mai lung: controlul costurilor şi relaţia cu clienţii.
- Care sunt perspective companiei odată cu intrarea în familia abas ERP?
Un ERP bun permite 2 lucruri: îmbunătățirea relaţiei cu clienţii şi reducerea costurilor. Paşii următori sunt implementarea componentei de Business Intelligence şi a modulului de mentenanţă în ERP. Până la urmă, abas ERP a fost şi şansa revigorării proceselor interne, pentru că nu a fost schimbat doar sistemul informatic, ci şi modul de lucru.
„Convingerea mea este că, chiar dacă un ERP nu face imediat o firmă mai puternică, o firmă nu se poate dezvolta fără un ERP solid." - Antoine Maillot, Director general QAPIROM.
Detalii despre studiul de caz de mai sus, găsiți vizionând filmul de mai jos.
