Scrierea unui document necesită uneori participarea activă a unei echipe întregi. Până la varianta finală, documentul parcurge un drum întortocheat, iar dumneavoastră trebuie să țineți cont de cine, când și unde au fost făcute ultimele modificări. Cât timp pierdeți cu urmărirea procesului de realizare a unui simplu document?
Alegeți să lucrați simultan cu coechipierii implicați în proces. Țineți pasul cu tehnologia
Indiferent de modul în care alegeți să realizați un document ce implică o colaborare între mai multe persoane, au trecut zilele în care se redirecționau atașamente prin e-mail. Acum nu mai este nevoie să transmiteți documentul de la un coleg la altul, apoi să munciți pentru a rezolva diferențele dintre versiuni, pentru a îmbina și coordona modificările, pentru a urmări cine le-a efectuat și pentru a găsi cea mai recentă versiune.
Pentru gestionarea eficientă a informației critice pentru afaceri aveți nevoie de un mecanism centralizat și securizat, prin care puteți colabora în gestionarea fluxurilor informaționale, stocarea și partajarea documentelor și fișierelor importante.
Beneficii tangibile
Avantajele pot fi importante pentru afacerea pe care o conduceți sau din care faceți parte:
1) Îmbunătățirea productivității angajaților
Puteți lucra în același timp, fiind sigur că lucrați la ultima variantă a documentului. Soluțiile de colaborare și management al documentelor vă pun la dispoziție site-uri dedicate pentru a facilita coordonarea dezvoltării documentelor de către mai multe persoane. La nivelul fiecărui document se asigură versionare, auditare și opțiuni de check-in și check-out.
2) Simplificarea schimbului de informații
Dacă până acum căsuța dumneavoastră de e-mail era sufocată de atașamentele trimise pentru verificare și aprobare, prin soluții de colaborare pe documente veți separa partea de comunicare, atât de esențială în cadrul companiei, de procesele de creare a documentelor, care nu au ce căuta printre e-mailurile dumneavoastră.
3) Lucrezi unde și când dorești
Totul se întâmplă online, fapt pentru care veți avea acces la documentele la care lucrați oriunde v-ați afla. Instrumentele necesare sunt conexiunea la Internet și soluțiile implementate de specialiștii noștri. Poți profita de minutele petrecute între întâlniri, de momentele în care poți să lucrezi într-un spațiu liniștit, confortabil, propice găsirii de idei inovatoare.
Soluțiile disponibile
Pentru companiile medii și maripentru care colaborarea este o componentă esențială a activității de zi cu zi, Microsoft Office SharePoint Server oferă facilități ce permit simplificarea și eficientizarea schimbului de cunoștinte atât în interiorul, cât și în afara organizației. Platforma vă oferă o locație unică, integrată, unde membrii echipei pot colabora eficient, au acces la resurse, pot partaja documente și, nu în ultimul rând, pot crea și gestiona site-uri intranet personalizate, orientate pe echipă și proiect. Iar o parte dintre aceste functionalități pot fi acoperite cu versiunea gratuită a platformei Microsoft Office SharePoint Server.
Pentru companiile de dimensiune mică,Google Cloud Connect pentru Microsoft Office vă permite să distribuiți, să faceți copii de rezervă și să editați documente Microsoft Word, PowerPoint și Excel în același timp cu colegii dumneavoastră. Serviciul presupune uploadarea fișierelor Office pe serverele Google, pentru a primi un URL, astfel încât să poată fi accesate prin intermediul Google Docs de pe orice dispozitiv conectat la Internet. Odată ce fișierele au ajuns în „cloud”, pot fi share-uite și editate de mai multe persoane, simultan.
De asemenea DropBox oferă facilități de colaborare între mai mulți utilizatori și se poate constitui într-o alternativă de luat în considerare.
Pentru utilizatorii individuali care vor să renunțe la pachete de software Office instalate local sau pentru companiile care doresc să își transfere activitatea exclusiv online, Google Docs este un instrument online pentru crearea în colaborare de documente, foi de calcul, prezentări, chestionare. Permite formatarea, încărcarea de imagini, comentarii, tabele și formule. Participanții pot fi invitați prin email, fiind ținuți la curent permanent cu modificările efectuate. Documentele sunt stocate online și pot fi accesate de oriunde există acces la Internet.
O soluție de la Adobe, Buzzword are cea mai interesantă interfață, fiind o adevarată plăcere să te plimbi prin meniuri, tab-uri și opțiuni. Este foarte rapid, se încarcă imediat și se mișcă foarte bine în timpul utilizării. La capitolul funcționalitate nu impresionează însă. Are doar cele mai importante facilități, incluzând aici corectarea ortografică, partajarea documentelor și exportarea acestora în diverse formate printre care, evident, PDF. Un impediment pentru utilizatorii români constă în lipsa suportului pentru diacritice.
Cu Buzzword puteți crea un document de la orice computer conectat la Internet, îl puteți partaja cu colegii și îl puteți revizui în echipă. Aplicația rulează de pe servere Adobe securizate, iar documentele dumneavoastră sunt stocate pe acestea, astfel încât să fie disponibile permanent online.
Concluzii
Soluțiile de colaborare și management al documentelor sunt instrumentele prin care puteți să atingeți mai ușor rezultatele pe care le doriți. Indiferent dacă vă doriți să îmbunătățiți productivitatea angajaților, simplificarea schimbului de informații sau să permiteți accesul facil din orice locație se află utilizatorii, acestea pot fi o soluție.
Mihai Dincă este Specialist IT, Class IT Outsourcing
