Extinderea afacerilor la nivel naţional şi internaţional duce la creşterea frecvenţei călătoriilor în scopul întâlnirii partenerilor de afaceri, videoconferinţele fiind o soluţie eficientă de creştere a productivităţii şi reducere a costurilor prin aducerea împreună a colegilor şi a partenerilor folosind o metodă de comunicare rapidă, simplă şi modernă.
Soluţiile de videoconferinţă pot îmbunătăţi rezultatele în cadrul companiei, preluând rolul pe care îl aveau, până acum, telefonul şi e-mailul, iar o comunicare eficientă conduce la luarea unor decizii mai bune şi obţinerea rezultatelor scontate prin implementarea acestora.
Care sunt soluţiile de videoconferinţă?
Soluţiile şi instrumentele pentru videoconferinţe de calitate joacă un rol critic în eficientizarea activităţii din cadrul companiei, gestionarea resurselor dispersate în alte oraşe, menţinerea legăturii apropiate cu angajaţii şi uneori a relaţiei cu furnizorii şi clientii, la care se adaugă mereu prezenta tendinţă de eficientizare a costurilor.
Succesul unei companii depinde într-o mare măsură de calitatea şi viteza procesului de decizie. Organizaţiile ce nu reuşesc să ţină pasul cu noutăţile tehnologice, nu utilizează cunoştinţele angajaţilor şi nu dezvoltă potenţialul de colaborare, se expun riscului de a fi depăşiţi de competiţie. Din acest motiv, în ultima perioadă, echipamentelor dedicate pentru desfăşurarea de videoconferinţe li se acordă o importanţă din ce în ce mai mare.
Pentru discuţiile purtate cu o singură persoană cea mai simplă soluţie este cea oferită de operatorii mobili prin intermediul telefoanelor 3G sau mai nou de la Apple, Facetime. Această aplicaţie permite, în plus, efectuarea de apeluri video între iPhone4, iPod Touch sau noul iPad 2.
Pentru companiile ce nu doresc să investească într-un echipament dedicat pentru desfăşurarea de videoconferinţe, în categoria aplicaţiilor de videoconferinţă pentru companiile mici numele ooVoo a devenit popular, deoarece oferă o variantă gratuită disponibilă pentru un număr de până la 3 utilizatori. Pentru un număr de până la 6 persoane simultan presupune plata lunară a unui abonament în funcţie de numărul participanţilor la videoconferinţe sau în funcţie de frecvenţa apelurilor video efectuate. Spre deosebire de camerele speciale pentru videoconferinţe, ce implică o investiţie considerabilă, sau de soluţiile hardware complexe, ooVoo este uşor de downloadat şi se instalează în câteva minute.
Tot în această categorie, serviciul CISCO WebEx Meeting Center permite conectarea cu partenerii aflaţi în alte oraşe ale ţării şi participarea la întâlniri online urmând câţiva paşi simpli, fiind cea mai comodă şi plină de facilităţi soluţie pentru companiile mici şi mijlocii. Este important de ştiut că aplicaţia este disponibilă atât pentru PC cât şi pentru iPad, iPhone, BlackBerry sau smartphone-uri ce funcţionează cu sistemul de operare Android, facilitând comunicarea în cadrul companiei prin câteva atingeri ale ecranului dispozitivului inteligent. Aplicaţia poate fi găsită pe ,,rafturile” Apple Store sau Android Market, iar odată descărcată, invitaţii participă uşor la întâlniri pe baza URL-ului întâlnirii din invitaţia venită pe e-mail sau din calendar. Experienţa din cadrul întâlnirii permite vizualizarea prezentărilor, aplicaţiilor, listei de participanţi la discuţie, având posibilitatea de a discuta privat cu o anumită persoană sau de a vă transmite opinia.
Pentru companiile mijlocii sau mari, care desfăşoară constant videoconferinţe cu un număr mai mare de participanţi, soluţia optimă este Microsoft Lync, ce face parte din noua generaţie de Office Communications Server, oferind afacerilor abilitatea de a accesa şi de a comuta între mesageria instant, video şi caracteristici de telefonie într-o singură interfaţă. Soluţii asemănătoare sunt oferite şi de Cisco sau Avaya, dar acestea presupun o investiţie iniţială mai consistentă.
Ce beneficii aduc soluţiile de videoconferinţă?
Pe termen imediat avantajele financiare ale soluţiilor de videoconferinţă se remarcă prin reducerea numărului de călătorii, eliminarea cheltuielilor asociate biletelor de avion, cazare, diurnă, transport local, iar lista poate continua. Pe lângă eliminarea evidentă a anumitor cheltuieli directe, reducerea numărului de călătorii duce la timp mai mult petrecut la birou şi nu pe drum, ceea ce se traduce prin eficienţă crescută.
În plus, poate creşte frecvenţa comunicării cu echipa sau cu partenerii de afaceri, iar petrecând mai mult timp împreună cu aceştia se obţin următoarele avantaje:
1. Luarea deciziilor într-un timp mult mai scurt
2. Îmbunătăţirea productivităţii
3. Eficientizarea activităţii desfăşurate în cadrul companiei
4. Creşterea impactului şi a mesajului transmis în cadrul discuţiilor
5. Îmbunătăţirea calităţii vieţii angajaţilor şi reducerea nivelului de stres
6. Creşterea capacităţii de extindere a companiei
7. Îmbunătăţirea managementului echipelor dispersate
Cum realizarea proiectelor în timp util este esenţială pentru orice companie, o soluţie de videoconferinţă oferă aceste beneficii în cele mai bune condiţii. Un eveniment neprevăzut, ca episodul cenuşei vulcanice din 2010, ce a adus aproape întreg mediul corporativ într-un impas, poate fi depăşit, de asemenea, cu uşurinţă.
Concluzii
Soluţiile de videoconferinţă permit angajaţilor să comunice cu colegii sau cu partenerii oriunde s-ar afla şi oricând este nevoie, fără a renunţa la confortul birourilor într-un mod extrem de eficient. Astfel se reduc costurile, se iau decizii mai uşor, se îmbunătăţeşte productivitatea şi se îndeplinesc mult mai uşor obiectivele propuse.
Mihai Dincă Specialist It CLASS IT Outsourcing
